Veel van onze klanten denken dat ze onvoldoende vergaderruimtes of werkplekken hebben in hun kantoor of ziekenhuis. Ze komen meestal tot die conclusie op basis van wat in de wandelgangen circuleert: "ik zocht een vergaderzaal maar ze zaten allemaal vol".
Maar is dat wel echt zo? Het alternatief is dure extra m² te gaan voorzien maar alvorens we die piste gaan bewandelen, denk ik dat het nuttiger is eerst enkele zaken te gaan onderzoeken:
1/ Handleiding voor Werkplekdetectives
Herinnert u zich de oude tijd van kantoormanagement met een onderbuikgevoel? Die dagen zijn al lang voorbij. De optimalisatie van moderne werkplekken is afhankelijk van harde gegevens, en dit is waar u op moet letten:
- Inzichten in de werkelijke vs. waargenomen bezettingsgraad van de werkplek. Een van onze klanten ontdekte dat hun "altijd bezette" open werkplekken slechts 40% van de tijd actief werden gebruikt.
- Patronen voor de duur van vergaderingen: Uit de gegevens blijkt vaak dat mensen weliswaar kamers voor een uur boeken, maar dat de meeste vergaderingen in werkelijkheid binnen 35 minuten eindigen. Deze verborgen buffertijd zorgt voor aanzienlijke ongebruikte ruimte.
- Piekgebruik: Door bij te houden wanneer er het meest vraag is naar uw ruimtes, kunt u een dynamisch planningsbeleid implementeren dat de beschikbaarheid tijdens cruciale uren maximaliseert.
Het bijhouden van al deze gegevens klinkt misschien overweldigend, maar hier is het goede nieuws: u hoeft het niet handmatig te doen. Of u nu kiest voor een eenvoudige ruimtereserveringsoftware of all-in gaat met een compleet werkplekbeheersysteem, de juiste technologie doet het rekenwerk voor u.
Zodra je de daadwerkelijke gebruikspatronen begint te zien, is het een eye-opener. Ineens ga je van ‘we hebben dringend meer vergaderruimtes nodig’ naar ‘oh wacht, we hebben eigenlijk ruimte genoeg, we moeten die alleen slimmer gebruiken’.
2/ Strategieën tegen verspilling
Laten we eens kijken naar de stappen die verspilde ruimte omzetten in winnende strategieën - te beginnen met de technologie die dit allemaal mogelijk maakt.
a) Implementeer digitale planningsoplossingen
Moderne ruimtereservering software doet meer dan alleen kamers reserveren; ze weten daadwerkelijk wanneer ruimtes in gebruik zijn. Uw vergaderruimtes komen tot leven met geautomatiseerde check-ins en vrijgaven, waardoor dynamisch wordt gereageerd op de werkelijke behoeften van uw team. Niemand daagt op? Geen probleem. De ruimte wordt automatisch vrijgegeven na 10 minuten zonder activiteit. Last-minute vergadering? Op het vergaderruimtedisplay ziet u realtime de beschikbaarheid, zodat u direct die lege ruimte kunt gebruiken.
Beter nog: het systeem leert van uw gebruikspatronen, zodat u precies begrijpt hoe uw ruimtes worden gebruikt.
Belangrijkste kenmerken die het verschil maken:
- Slimme zaalvrijgave na 10 minuten (of langer) no-show
- Realtime beschikbaarheidsupdates op mobiele apparaten
- Gebruikspatroonanalyse voor een betere ruimteplanning
- Integratie met uw bestaande agendasysteem
- Digitale schermen die de kamerstatus in één oogopslag weergeven
b) Slimme ecologische maatregelen
Wanneer ruimtes ongebruikt blijven, de lichten aan zijn en de klimaatregeling actief is, schieten uw elektriciteitsrekeningen omhoog. Slimme integraties beheren automatisch het energieverbruik van uw zaal op basis van de werkelijke bezetting. Als de kamer leeg is, dimmen de lichten en wordt de temperatuur aangepast. Wanneer iemand binnenkomt, wordt alles onmiddellijk weer ingeschakeld.
Het systeem synchroniseert ook met uw kamerboekingen. Niemand daagt op voor die vergadering van 15:00 uur? De kamer blijft in de energiebesparende modus. Heeft u een geïmproviseerde teamvergadering? De kamer past zich aan zodra u binnenkomt. U ziet meteen de impact op uw energierekeningen en beschikt bovendien over echte gegevens om de duurzaamheidsdoelstellingen van uw bedrijf te helpen behalen.
c) De toekomst is flexibel
Een paar maanden geleden ontmoette ik een IT-manager van een middelgroot technologiebedrijf dat voor een gelijkaardige uitdaging stond. Het huurcontract van hun kantoor was aan vernieuwing toe, en nu hybride werken de norm werd, moesten ze hun werkplekstrategie heroverwegen. Hun doel was eenvoudig: de vastgoedkosten verlagen en tegelijkertijd hun teams productief en betrokken houden.
Wat er daarna gebeurde, veranderde voor altijd de manier waarop ze over kantoorruimte denken. Door flexibele werkruimtemodellen te omarmen, hebben ze niet alleen geld bespaard, maar hebben ze ook de manier veranderd waarop hun teams werken.
Hier is de blauwdruk die het mogelijk maakte.
Na drie maanden implementatie van een flexibel ruimtereserveringsoftware met slimme desk bookings waren de resultaten duidelijk:
- 40% reductie van de vastgoedkosten door inkrimping van 200 vaste bureaus naar 120 flexibele ruimtes
- Alleen al aan huur $180.000 per jaar bespaard
- Extra verlaging van de energiekosten met 15% door geoptimaliseerd ruimtegebruik
- Geen productiviteitsverlies – de teamtevredenheid is zelfs met 25% toegenomen
3/ Creëer ruimtes die harder werken
Dit is uw takenlijst voor slimmere werkruimtes:
- Bureau-opstelling op aanvraag. In plaats van toegewezen zitplaatsen die de helft van de tijd leeg staan, implementeert u een bureauboekingssysteem dat overeenkomt met de daadwerkelijke aanwezigheid op kantoor. De meeste bedrijven merken dat ze bij het gebruik van slim boeken slechts bureaus nodig hebben voor 60-70% van hun personeel.
- Flexibele vergaderruimtes. Transformeer traditionele vergaderruimtes in aanpasbare ruimtes met verplaatsbare scheidingswanden. Eén grote kamer kan getransformeerd worden in:
- Twee vergaderruimtes voor klanten
- Drie teamhuddle-ruimtes
- Eén open samenwerkingsruimte
En dit allemaal zonder extra vierkante meters.
Het is gemakkelijk om over het hoofd te zien, maar als je in de cijfers duikt, worden de potentiële besparingen onmiskenbaar.
Laten we het opsplitsen:
- Gemiddelde kost per werkplek in grote steden: $5.000-$15.000 per jaar. Dit omvat niet alleen de huur, maar ook overheadkosten zoals nutsvoorzieningen, schoonmaak, kantoormeubilair en andere uitgaven die verband houden met het onderhoud van elke werkplek.
- Typische aanwezigheid op kantoor in hybride omgevingen: 40-60% per dag. Nu steeds meer teams vanuit huis of in flexibele arrangementen werken, zien de meeste kantoren bureaus vaker ongebruikt staan dan je zou denken.
- Potentiële besparingen met een flexibel werkruimtemodel: Door het aantal bureaus te verminderen zodat het overeenkomt met de daadwerkelijke aanwezigheid, kunnen bedrijven jaarlijks $2.000-$6.000 per werknemer besparen.
- Als je nadenkt over de bredere impact, kunnen de besparingen voor een bedrijf met 100 medewerkers enorm zijn: ergens tussen de $200.000 en $600.000 per jaar. En dan hebben we het nog niet eens over de mogelijke verlaging van de energiekosten of de verbeterde medewerkerstevredenheid door een beter aanpasbare werkruimte.
4/ Slim omgaan met onze ruimtes💡
De waarheid is dat het optimaliseren van uw werkruimte niet gaat over het vinden van meer ruimte, maar over het optimaal benutten van wat u al heeft. Door gebruik te maken van datagestuurde inzichten, slimme planning en flexibele werkruimtes bespaart u niet alleen geld; u ontgrendelt nieuwe niveaus van productiviteit en efficiëntie voor uw team.
Denk er eens over na: het verminderen van verspilde ruimte, het verlagen van de energiekosten en het vrijmaken van resources dragen allemaal bij aan een duurzamere, effectievere kantooromgeving. Met de juiste tools kan uw kantoor zich aanpassen aan de behoeften van uw team, waardoor de samenwerking wordt gestimuleerd, frustratie wordt verminderd en de bedrijfsresultaten worden verbeterd.
En het beste deel? U hoeft niet te wachten. De technologie en strategieën om uw kantoor te transformeren zijn er al. Het is gewoon een kwestie van de eerste stap zetten naar het optimaliseren van uw huidige configuratie. Als je hulp wilt bij het uitzoeken waar je moet beginnen, geef gewoon een seintje. Ik kan strategieën en ideeën delen die zijn afgestemd op uw ruimte, zodat u het meeste uit uw opstelling kunt halen.
Dit artikel is gebaseerd op https://blog.getjoan.com/jm-optimizing-workplace-strategies