Beaucoup de nos clients pensent qu’ils ne disposent pas de suffisamment de salles de réunion ou d’espaces de travail dans leur bureau ou leur hôpital. Ils arrivent généralement à cette conclusion à partir de ce qui circule dans les couloirs : « J'ai cherché une salle de réunion mais elles étaient toutes pleines ».
Mais est-ce vraiment le cas ? L’alternative est de fournir des m² supplémentaires coûteux, mais avant de s’engager dans cette voie, je pense qu’il est plus utile d’examiner d’abord quelques éléments :
1/ Manuel destiné aux détectives du lieu de travail
Vous souvenez-vous de l’époque de la gestion de bureau par intuition ? Ces jours sont révolus depuis longtemps. L'optimisation des lieux de travail modernes dépend de données concrètes, et voici ce à quoi vous devez prêter attention :
- Un aperçu du réel par rapport aux taux d’occupation perçu du lieu de travail. L'un de nos clients a découvert que ses espaces de travail ouverts « toujours occupés » n'étaient activement utilisés que 40 % du temps.
- Modèles de durée des réunions : les données montrent souvent que même si les gens réservent des salles pour une heure, la plupart des réunions se terminent en réalité dans les 35 minutes. Ce temps tampon caché crée un espace inutilisé important.
- Utilisation de pointe : en suivant les moments où vos espaces sont les plus demandés, vous pouvez mettre en œuvre des politiques de planification dynamiques qui maximisent la disponibilité pendant les heures cruciales.
Garder une trace de toutes ces données peut sembler fastidieux, mais voici la bonne nouvelle : vous n'êtes pas obligé de le faire manuellement. Que vous optiez pour un simple logiciel de réservation de chambres ou que vous optiez pour un système complet de gestion du lieu de travail la bonne technologie fait le calcul à votre place.
Une fois que vous commencez à voir les modèles d’utilisation réels, cela vous ouvre les yeux. Tout à coup, vous passez de « nous avons un besoin urgent de plus de salles de réunion » à « oh attendez, nous avons en fait assez d'espace, nous devons juste l'utiliser de manière plus intelligente ».
2/ Stratégies contre le gaspillage
Examinons les étapes qui transforment l'espace gaspillé en stratégies gagnantes - en commençant par la technologie qui rend tout cela possible.
a) Mettre en œuvre des solutions de planification numérique
Les logiciels de réservation de chambres modernes font plus que simplement réserver des chambres ; ils savent réellement quand les pièces sont utilisées. Vos salles de réunion prennent vie grâce à des enregistrements et des libérations automatisés, répondant de manière dynamique aux besoins réels de votre équipe. Personne ne se présente ? Aucun problème. La pièce est automatiquement libérée après 10 minutes d'inactivité. Réunion de dernière minute ? L'écran de la salle de réunion vous indique la disponibilité en temps réel, afin que vous puissiez utiliser cet espace vide immédiatement.
Mieux encore, le système apprend de vos habitudes d'utilisation afin que vous compreniez exactement comment vos espaces sont utilisés.
Caractéristiques clés qui font la différence :
- Libération de la chambre intelligente après 10 minutes (ou plus) de non-présentation
- Mises à jour de disponibilité en temps réel sur les appareils mobiles
- Analyse des modèles d'utilisation pour une meilleure planification de l'espace
- Intégration avec votre système de calendrier existant
- Des écrans numériques qui affichent l'état de la chambre en un coup d'œil
b) Mesures écologiques intelligentes
Lorsque les pièces restent inutilisées, que les lumières sont allumées et que la climatisation est active, vos factures d'électricité montent en flèche. Les intégrations intelligentes gèrent automatiquement la consommation d'énergie de votre site en fonction de l'occupation réelle. Lorsque la pièce est vide, les lumières diminuent et la température est ajustée. Quand quelqu’un entre, tout est immédiatement rallumé.
Le système se synchronise également avec vos réservations de chambres. Personne ne se présente à cette réunion de 15h00 ? La pièce reste en mode économie d'énergie. Vous avez une réunion d’équipe impromptue ? La pièce s'adapte dès votre entrée. Vous verrez immédiatement l'impact sur vos factures d'énergie et disposerez de données réelles pour vous aider à atteindre les objectifs de développement durable de votre entreprise.
c) L'avenir est flexible
Il y a quelques mois, j'ai rencontré un responsable informatique d'une entreprise technologique de taille moyenne qui était confronté à un défi similaire. Le bail de leur bureau devait être renouvelé et, le travail hybride devenant la norme, ils ont dû repenser leur stratégie en matière d'espace de travail. Leur objectif était simple : réduire les coûts immobiliers tout en gardant leurs équipes productives et engagées.
Ce qui s’est passé ensuite a changé à jamais leur façon de concevoir l’espace de bureau. En adoptant des modèles d'espace de travail flexibles, ils ont non seulement économisé de l'argent, mais ont également modifié la façon dont leurs équipes travaillent.
Voici le plan qui a rendu cela possible.
Après trois mois de mise en œuvre d'un logiciel de réservation de chambres flexible avec des réservations de bureaux intelligentes, les résultats étaient clairs :
- Réduction de 40 % des coûts immobiliers en passant de 200 bureaux permanents à 120 espaces flexibles
- Économisé 180 000 $ par an uniquement sur le loyer
- Réduction supplémentaire des coûts énergétiques de 15 % grâce à une utilisation optimisée de l'espace
- Aucune perte de productivité – la satisfaction des équipes a même augmenté de 25 %
3/ Créez des espaces qui travaillent plus dur
Voici votre liste de tâches pour des espaces de travail plus intelligents :
- Aménagement de bureau sur demande. Au lieu de sièges attribués qui sont vides la moitié du temps, mettez en place un système de réservation de bureau qui correspond à la fréquentation réelle du bureau. La plupart des entreprises constatent qu'en utilisant la réservation intelligente, elles n'ont besoin de bureaux que pour 60 à 70 % de leur personnel.
- Salles de réunion modulables. Transformez les salles de réunion traditionnelles en espaces adaptables avec des cloisons mobiles. Une grande pièce peut être transformée en :
- Deux salles de réunion pour les clients
- Trois espaces de rencontre pour les équipes
- Un espace de collaboration ouvert
Et tout cela sans mètres carrés supplémentaires.
C'est facile à négliger, mais lorsque l'on examine les chiffres, les économies potentielles deviennent indéniables.
Décomposons-le :
- Coût moyen par lieu de travail dans les grandes villes : 5 000 $ à 15 000 $ par an. Cela comprend non seulement le loyer, mais également les frais généraux tels que les services publics, le nettoyage, le mobilier de bureau et d'autres dépenses associées à l'entretien de chaque lieu de travail.
- Fréquentation typique au bureau dans des environnements hybrides : 40 à 60 % par jour. Avec de plus en plus d'équipes travaillant à domicile ou selon des modalités flexibles, la plupart des bureaux voient des bureaux inutilisés plus souvent qu'on ne le pense.
- Économies potentielles grâce à un modèle d'espace de travail flexible : en réduisant le nombre de bureaux pour correspondre à la fréquentation réelle, les entreprises peuvent économiser entre 2 000 et 6 000 $ par employé et par an.
- Si l’on considère l’impact plus large, les économies pour une entreprise de 100 employés peuvent être énormes : entre 200 000 $ et 600 000 $ par an. Sans parler de la réduction potentielle des coûts énergétiques ou de l’amélioration de la satisfaction des employés grâce à un espace de travail plus adaptable.
4/ Utilisation intelligente de nos espaces💡
La vérité est qu’optimiser votre espace de travail ne consiste pas à trouver plus d’espace, mais à tirer le meilleur parti de ce que vous avez déjà. L’utilisation d’informations basées sur les données, d’une planification intelligente et d’espaces de travail flexibles vous permet non seulement d’économiser de l’argent ; vous débloquez de nouveaux niveaux de productivité et d’efficacité pour votre équipe.
Pensez-y : réduire le gaspillage d’espace, réduire les coûts énergétiques et libérer des ressources contribuent tous à un environnement de bureau plus durable et plus efficace. Avec les bons outils, votre bureau peut s'adapter aux besoins de votre équipe, renforçant ainsi la collaboration, réduisant la frustration et améliorant les résultats commerciaux.
Et le meilleur ? Vous n'êtes pas obligé d'attendre. La technologie et les stratégies nécessaires pour transformer votre bureau existent déjà. Il s'agit simplement de faire le premier pas vers l'optimisation de votre configuration actuelle. Si vous avez besoin d’aide pour savoir par où commencer, faites-le-nous savoir. Je peux partager des stratégies et des idées adaptées à votre espace afin que vous puissiez tirer le meilleur parti de votre installation.
Cet article est basé sur https://blog.getjoan.com/jm-optimizing-workplace-strategies