Het lijkt misschien een vanzelfsprekendheid, maar het opzetten van een vergaderruimte kan zowel de samenwerking als de productiviteit bevorderen of schaden. De manier waarop een vergaderruimte is ingericht voor een kleine of grote vergadering heeft invloed op de manier waarop presentaties worden gegeven (en in hoeverre ze de deelnemers betrekken), of de sprekers goed kunnen worden gehoord, of personen dichtbij genoeg zijn om te communiceren, maar voldoende uit elkaar zitten voor persoonlijk comfort. .
In deze blog geven we een korte handleiding voor het creëren van de ultieme vergaderruimteopstelling.
1/ Belangrijkste componenten van een goede opstelling van een vergaderruimte
Er zijn verschillende vergaderruimteopstellingen, en u zult er waarschijnlijk meerdere van tegenkomen in één kantoor. Hieronder staan vijf veelvoorkomende opstellingen waarmee u rekening moet houden voordat we ingaan op de belangrijkste componenten.
a) Vijf veelvoorkomende vergaderruimteopstellingen
U-vorm
Deze opstelling is ideaal voor presentaties en videoconferenties, omdat de focus naar de voorkant van de ruimte wordt gericht. Dit is de meer traditionele opstelling van een vergaderruimte, waarbij u gebruik maakt van een grote tafel en een videoscherm (aan het ene uiteinde van de tafel geplaatst).
Boardroom
Deze kameropstelling beschikt over een grote tafel met stoelen eromheen en wordt doorgaans gebruikt voor vergaderingen, discussies of presentaties voor kleine tot middelgrote groepen. Het wordt ook vaak gebruikt voor uitvoerende of formele zakelijke omgevingen.
Auditorium
Voor vergaderingen met een groot aantal deelnemers is deze conferentieopstelling gebruikelijker wanneer één enkele spreker centraal staat. Meestal omvat deze opstelling een ruimte met brede vleugels met rijen stoelen of tafels met stoelen (voor het geval werknemers aantekeningen willen maken of moeten werken als onderdeel van de sessie) en een naar voren gerichte opstelling waar de zittende personen gefocust zijn op de spreker en zijn presentatie (indien van toepassing).
Banket
De banketstijl, een andere indeling voor grote vergaderruimtes, wordt vaak gezien bij grote conferenties waarbij entertainment en staand of zittend dineren worden gecombineerd. Meestal wordt deze opstelling gebruikt voor prijsuitreikingen, bedrijfsfeestjes en andere food-and-connect-evenementen.
Hol vierkant
Waarschijnlijk de meest voorkomende vergaderruimte-opstelling buiten een U-vorm. De holle vierkant opstelling is de ideale keuze voor grotere samenwerkingsvergaderingen waarbij elke deelnemer elkaar moet zien, horen en met elkaar kunnen communiceren.
b) Welke componenten voor de opstelling van vergaderruimtes zijn de sleutel tot succes?
Als het gaat om de elementen van een goede opstelling van een vergaderruimte, zijn er een paar belangrijke dingen waarmee u rekening moet houden.
- Indeling van de ruimte – Dit omvat het fysieke ontwerp van de vergaderruimte zelf. Dit element is van cruciaal belang bij het evalueren van de persoonlijke ruimte, aandachtspunten, activiteit en geluidshelderheid. Het is ook belangrijk om te bepalen welke ruimtes wel of niet werken op basis van het bezoekersvolume.
- Meubelindeling – Grootte is niet het enige dat telt. Nog belangrijker is wat ermee wordt gedaan. De indeling van meubels en zitplaatsen is van cruciaal belang voor het comfort, de persoonlijke mobiliteit, het betrokken houden van deelnemers en het garanderen dat een vergaderruimte zo is ingericht dat de focus wordt gelegd op de plekken waar deze nodig is. Bij het overwegen van de meubelindeling omvat dit zaken als tafelvormen, de kwaliteit van de aangeboden zitplaatsen, de opstelling van de stoelen en de plaats waar ze worden geplaatst. Het goede nieuws is dat het uitvoeren van de indeling voor het opzetten van een vergaderruimte eenvoudig is met de boekingssoftware van Resource Central en de Outlook-invoegtoepassing.
- Verlichting – Dit lijkt misschien voor de hand liggend, maar als een ruimte slecht of te weinig verlicht is, kan niemand op de juiste manier omgaan met de vergadermiddelen en andere deelnemers. Investeren in goede verlichting is essentieel om ervoor te zorgen dat de ruimte helder genoeg is, zodat u gemakkelijk videoschermen kunt zien, hand-outs kunt lezen en andere aanwezigen kunt zien. Het is ook belangrijk om aanpasbare verlichting te overwegen wanneer een vergaderruimte tijdens een presentatie gebruik kan maken van tv-schermen, om aan te geven wanneer er veranderingen zijn in de sprekers- of vergaderactiviteiten, en om een gevoel van kalmte en positiviteit te ondersteunen.
- Toegang tot stroom en wifi – Waarschijnlijk het belangrijkste element voor een goede opstelling van een vergaderruimte is het zorgen voor toegang tot stopcontacten en voldoende bandbreedte. In de wereld van vandaag wordt de werkplek sterk aangedreven door technologie, dus het is van cruciaal belang om alle video- of auditieve tools te ondersteunen met een veilige stroomvoorziening en een goede wifi-installatie voor vergaderruimtes. Sommige kantoren zullen ervoor kiezen om vergaderzalen te voorzien van een bekabelde internetverbinding, terwijl andere een aparte SSID of een dual-band router zullen gebruiken.
2/ Ruimteoptimalisatie in vergaderruimtes
Met de bovenstaande componenten in gedachten is het eigenlijk vrij eenvoudig om een goede vergaderruimte in te richten. En in veel kantoren kunnen modulaire meubelopstellingen het gemakkelijker maken om in dezelfde ruimte een verscheidenheid aan vergaderruimte-indelingen te creëren. Het belang van ruimteoptimalisatie en flexibele meubeloplossingen spelen hier een rol, en daarom is het hebben van multifunctionele ruimtes in een kantoor een goed idee.
Kantoren met een assortiment van verschillende kamergroottes kunnen de ruimte op meer dan één manier gebruiken, waardoor een grotere optimalisatie van het gebruik van hulpbronnen en ruimte op de lange termijn mogelijk wordt. Sensoren voor aanwezigheidsruimte kunnen een heel eenvoudige en efficiënte manier zijn om te helpen bepalen of een kamer ideaal is voor meerdere indelingen en flexibele meubelopstellingen.
3/ Praktische tips voor een efficiënte inrichting van een vergaderruimte
Wanneer u een vergaderruimte gebruikt, is de indeling van cruciaal belang voor de inrichting, maar dat geldt ook voor de veiligheid en toegankelijkheid. Enkele praktische tips om een vergaderruimte gebruiksvriendelijk te maken zijn:
- Los problemen vooraf op en controleer alle technologieën
- Overweeg om tijdens de conferentie IT-ondersteuning bij de hand te hebben om eventuele realtime problemen aan te pakken, en om deelnemers te helpen die mogelijk problemen hebben met de Wi-Fi-verbinding of andere interactieve elementen
- Zorg ervoor dat de begeleiding duidelijk en aanwezig is om ervoor te zorgen dat deelnemers naar de juiste vergaderruimte kunnen gaan, en houd eventuele pauzes voor de lunch of speciale breakout-discussiesessies bij. Digitale bewegwijzering in vergaderruimtes is een eenvoudige manier om visuele routes en herinneringen te bieden.
- Plan vooruit voor eventuele veiligheidsoverwegingen en zorg ervoor dat u over bezoekersbeheer procedures beschikt om een veilige, gastvrije ervaring te bieden.
4/ Hoe de ideale vergaderruimte opstelling kiezen?
Hopelijk heeft deze gids geholpen om te begrijpen hoe u een vergaderruimte op de juiste manier kunt inrichten voor een effectieve en collaboratieve sessie. Uiteindelijk raden wij u aan deze vijf vragen te stellen bij het bepalen welke vergaderruimteopstelling de juiste keuze is.
- Hoeveel aanwezigen kun je verwachten?
- Is groepsinteractie en/of discussie belangrijk voor de bijeenkomst?
- Is er een facilitator, moderator of hoofdspreker?
- Vereist de vergadering speciale technologische mogelijkheden, zoals videoconferentie, een presentatiescherm of oproepsysteem?
- Is het belangrijk om aanwezigen van stroom te voorzien of heb je gewoon een opstelling met stopcontacten nodig voor een presentatie of video-opstelling?
- Wat is het centrale thema van de bijeenkomst?
Uiteindelijk moeten deze zes vragen, samen met de best practices die we hierboven hebben besproken, het gemakkelijk maken om conferentieopstellingen te kiezen en te implementeren.
Meer weten?
We bespreken graag je noden.