Cela peut paraître évident, mais l’aménagement d’une salle de réunion peut soit favoriser, soit nuire à la collaboration et à la productivité. La façon dont une salle de réunion est aménagée pour une petite ou une grande réunion affecte la manière dont les présentations sont faites (et dans quelle mesure elles engagent les participants), si les orateurs peuvent être entendus clairement, si les gens sont suffisamment proches pour communiquer, mais assis suffisamment à l'écart pour leur confort personnel. . .
Dans ce blog, nous proposons un guide rapide pour créer la configuration ultime de salle de réunion.
1/ Éléments clés d’une bonne configuration de salle de réunion
Il existe différentes configurations de salles de réunion, et vous en verrez probablement plusieurs dans un même bureau. Vous trouverez ci-dessous cinq configurations courantes à prendre en compte avant d'aborder les principaux composants.
a) Cinq configurations de salles de réunion courantes
En forme de U
Cette configuration est idéale pour les présentations et les videoconférences, car l’attention est dirigée vers l’avant de la salle. Il s'agit de la configuration de salle de réunion la plus traditionnelle, utilisant une grande table et un écran vidéo (placé à une extrémité de la table).
Boardroom
Cette configuration de salle comprend une grande table entourée de chaises et est généralement utilisée pour des réunions, des discussions ou des présentations pour des groupes petits à moyens. Il est également souvent utilisé pour les environnements de direction ou d'affaires formels.
Auditorium
Pour les réunions avec un grand nombre de participants, cette configuration de conférence est plus courante lorsqu'un seul intervenant occupe le devant de la scène. Généralement, cette configuration comprend une salle aux ailes larges avec des rangées de chaises ou des tables avec des chaises (au cas où les employés voudraient prendre des notes ou auraient besoin de travailler dans le cadre de la session) et une configuration orientée vers l'avant où les personnes assises se concentrent sur le conférencier et sa présentation (le cas échéant).
Banquet
Le style banquet, une autre disposition des grandes salles de réunion, est souvent utilisé lors de grandes conférences qui combinent divertissement et repas debout ou assis. En règle générale, cette configuration est utilisée pour les cérémonies de remise de prix, les fêtes d'entreprise et d'autres événements de restauration et de connexion.
Carré creux
Probablement l’agencement de salle de réunion le plus courant en dehors d’une forme en U. La configuration carrée creuse est le choix idéal pour les réunions collaboratives plus importantes où chaque participant a besoin de se voir, de s'entendre et de communiquer les uns avec les autres.
b) Quels éléments de configuration de la salle de réunion sont essentiels au succès ?
Lorsqu’il s’agit des éléments d’une bonne configuration d’une salle de réunion, il y a quelques éléments importants à prendre en compte.
- Aménagement de la salle – Cela inclut la conception physique de la salle de réunion elle-même. Cet élément est essentiel lors de l’évaluation de l’espace personnel, des points d’intérêt, de l’activité et de la clarté sonore. Il est également important de déterminer quelles zones fonctionnent ou non en fonction du volume de visiteurs.
- Disposition des meubles – La taille n'est pas la seule chose qui compte. Ce qui est fait avec cela est encore plus important. La disposition du mobilier et des sièges est essentielle pour le confort, la mobilité personnelle, pour maintenir l'engagement des participants et pour garantir qu'une salle de réunion est aménagée pour se concentrer là où cela est nécessaire. Lorsque l’on considère la disposition des meubles, cela inclut des éléments tels que la forme des tables, la qualité des sièges proposés, la disposition des chaises et l’endroit où elles sont placées. La bonne nouvelle est qu'il est facile de planifier la configuration d'une salle de réunion grâce au logiciel de réservation de Resource Central et le Outlook add-in.
- Éclairage – Cela peut sembler évident, mais si une pièce est mal éclairée ou sous-éclairée, personne ne peut interagir correctement avec les ressources de la réunion et les autres participants. Investir dans un bon éclairage est essentiel pour garantir que l'espace est suffisamment lumineux pour que vous puissiez facilement voir les écrans vidéo, lire les documents et voir les autres participants. Il est également important d'envisager un éclairage adaptable lorsqu'une salle de réunion peut utiliser des écrans de télévision pendant une présentation, pour indiquer quand il y a des changements dans l'activité de l'orateur ou de la réunion, et pour favoriser un sentiment de calme et de positivité.
- Accès à l’électricité et au WiFi – L’élément le plus important d’une bonne configuration de salle de réunion est probablement de garantir l’accès aux prises électriques et à une bande passante suffisante. Dans le monde d'aujourd'hui, le lieu de travail est fortement tributaire de la technologie. Il est donc crucial de prendre en charge tous les outils vidéo ou audio avec une alimentation électrique sécurisée et une bonne configuration Wi-Fi dans la salle de réunion. Certains bureaux choisiront de doter les salles de réunion d'une connexion Internet filaire, tandis que d'autres utiliseront un SSID distinct ou un routeur double bande.
2/ Optimisation de l'espace dans les salles de réunion
En gardant à l’esprit les éléments ci-dessus, il est en fait assez simple d’aménager une bonne salle de réunion. Et dans de nombreux bureaux, la disposition du mobilier modulaire peut faciliter la création de diverses configurations de salles de réunion dans le même espace. L'importance de l'optimisation de l'espace et des solutions de mobilier flexibles entre en jeu ici, c'est pourquoi disposer d'espaces multifonctionnels dans un bureau est une bonne idée.
Les bureaux dotés de pièces de différentes tailles peuvent utiliser l'espace de plusieurs manières, permettant ainsi une meilleure optimisation des ressources et de l'utilisation de l'espace à long terme. Les capteurs de présence peuvent être un moyen très simple et efficace de déterminer si une pièce est idéale pour plusieurs aménagements et une disposition flexible du mobilier.
3/ Conseils pratiques pour aménager efficacement une salle de réunion
Lors de l’utilisation d’une salle de réunion, l’aménagement est crucial pour le design, tout comme la sécurité et l’accessibilité. Quelques conseils pratiques pour rendre une salle de réunion conviviale :
- Résolvez les problèmes à l'avance et vérifiez toutes les technologies
- Pensez à disposer d'une assistance informatique pendant la conférence pour résoudre tout problème en temps réel et pour aider les participants susceptibles d'avoir des problèmes avec la connectivité Wi-Fi ou d'autres éléments interactifs.
- Assurez-vous que les instructions sont claires et présentes pour garantir que les participants se rendent dans la bonne salle de réunion, et gardez une trace de toutes les pauses pour le déjeuner ou les séances de discussion spéciales en petits groupes. L'affichage dynamique dans les salles de réunion est un moyen simple de fournir des instructions visuelles et des rappels.
- Planifiez à l'avance tout problème de sécurité et assurez-vous d'avoir mis en place des procédures de gestion des visiteurs pour offrir une expérience sûre et accueillante.
4/ Comment choisir la configuration idéale de la salle de réunion ?
J'espère que ce guide vous a aidé à comprendre comment aménager correctement une salle de réunion pour une session efficace et collaborative. En fin de compte, nous vous recommandons de poser ces cinq questions pour déterminer quelle configuration de salle de réunion vous convient le mieux.
- À combien de participants pouvez-vous vous attendre ?
- L’interaction et/ou la discussion de groupe sont-elles importantes pour la réunion ?
- Y a-t-il un animateur, un modérateur ou un intervenant principal ?
- La réunion nécessite-t-elle des options technologiques particulières, comme une visioconférence, un écran de présentation ou un système d'appel ?
- Est-il important de fournir de l'électricité aux participants ou avez-vous simplement besoin d'une configuration avec des prises électriques pour une présentation ou une configuration vidéo ?
- Quel est le thème central de la réunion ?
En fin de compte, ces six questions, ainsi que les meilleures pratiques évoquées ci-dessus, devraient faciliter le choix et la mise en œuvre des configurations de conférence.
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