Wat is het verschil tussen Bring your Own Meeting (BYOM) en Microsoft Teams Rooms (MTR)?

Voor een optimale Workplace Experience dienen 3 elementen op mekaar afgestemd te worden: Ruimte, Technologie en Mensen.

In de moderne werkplek zijn vergaderoplossingen essentieel voor effectieve samenwerking, vooral in hybride werkomgevingen. Twee populaire benaderingen zijn Bring Your Own Meeting (BYOM) en Microsoft Teams Rooms (MTR). 

Hoewel beide oplossingen gericht zijn op het verbeteren van vergaderervaringen, verschillen ze aanzienlijk in hun aanpak en functionaliteiten. Laten we deze verschillen verkennen.

1/ Bring Your Own Meeting (BYOM)

a) Wat is BYOM? 

Bring Your Own Meeting (BYOM) stelt werknemers in staat om hun eigen apparaten en software te gebruiken tijdens vergaderingen. Dit betekent dat deelnemers hun persoonlijke laptops, tablets of smartphones kunnen verbinden met de bestaande hardware in de vergaderruimte, zoals schermen, microfoons en camera's.

b) Voordelen van BYOM

1. Flexibiliteit: Gebruikers kunnen hun favoriete vergaderplatforms zoals Zoom, Microsoft Teams of Google Meet gebruiken.
   
2. Bekendheid: Werknemers zijn al vertrouwd met hun eigen apparaten, wat technische problemen vermindert en de productiviteit verhoogt.
   
3. Kostenbesparing: BYOM maakt gebruik van bestaande hardware in de vergaderruimte, wat de noodzaak voor extra investeringen vermindert.
   

c) Nadelen van BYOM

1. Compatibiliteitsproblemen: Niet alle apparaten en software zijn altijd compatibel met de hardware in de vergaderruimte.
   
2. Beveiligingsrisico's: Het gebruik van persoonlijke apparaten kan beveiligingsproblemen veroorzaken, vooral als er gevoelige informatie wordt gedeeld.

d) BYOM oplossingen

Bekabeld

De vergaderruimte kan uitgerust worden met Logitech of Yealink videoconferencing apparatuur. In beide gevallen kan je d.m.v. een USB-C kabel de videobar met je laptop verbinden om gebruik maken van de camera/microfoon/luidspreker van de ruimte.

Draadloos

Wens je draadloos te presenteren en draadloos verbinding te maken met de videoconferencing apparatuur van de ruimte? Dan kan je bij Logitech een Barco Clickshare CX-20 (non-touch) of CX-30 (touch) toevoegen om d.m.v. de Barco Clickshare buttons draadloos verbinding te maken met de Logitech Rally Bar.

Bij Yealink zit draadloos presenteren en draadloze video conferencing standaard mee geïntegreerd in de Yealink Meetin​gBar.

2/ Microsoft Teams Rooms (MTR)

a) Wat is MTR? 

Microsoft Teams Rooms (MTR) is een geïntegreerde vergaderoplossing die speciaal is ontworpen voor gebruik met Microsoft Teams. Het biedt een naadloze ervaring door gebruik te maken van gecertificeerde hardware en software die volledig is geïntegreerd met het Microsoft 365-ecosysteem.

Via een tablet op de tafel of via het interactieve scherm tegen de muur kan je je Teams call opstarten zonder dat je zelfs een laptop nodig hebt. Om het scherm van je laptop of smartphone te delen kan je eenvoudigweg de Teams call joinen en in Teams je scherm delen met de andere deelnemers.

b) Hoeveel kosten Microsoft Teams Rooms licenties?

Er bestaan 2 versies van Microsoft Teams Rooms: Basic & Pro.

Voor de meeste klanten volstaat de gratis Microsoft Teams Rooms Basic licentie (beperkt tot 25 ruimtes).

Microsoft Teams Rooms Pro kost € 37,40 per vergaderzaal per maand.

Voor meer informatie: zie https://www.microsoft.com/nl-be/microsoft-teams/microsoft-teams-rooms

c) Voordelen van MTR

1. Integratie: MTR biedt diepe integratie met Microsoft 365, waardoor functies zoals real-time samenwerking, content delen en co-bewerking mogelijk zijn.
   
2. Gebruiksvriendelijkheid: De gebruiksvriendelijke interface maakt het eenvoudig voor iedereen om vergaderingen te plannen, te starten en eraan deel te nemen.
   
3. Beveiliging: MTR biedt robuuste beveiligings- en privacyfuncties die voldoen aan de behoeften van elke organisatie.
   

d) Nadelen van MTR

1. Kosten: De initiële investering in gecertificeerde hardware en software kan hoog zijn.
   
2. Beperkte flexibiliteit: MTR is voornamelijk ontworpen voor gebruik met Microsoft Teams, wat de flexibiliteit kan beperken voor gebruikers die andere vergaderplatforms willen gebruiken (zie verder voor oplossingen!)

e) MTR oplossingen

Zowel Logitech als Yealink hebben Microsoft Teams Rooms oplossingen, zowel in Android als in Windows opstelling. De Android opstellingen volstaan in 90% van de gevallen, de complexere ruimtes worden meestal met een Microsoft Windows opstelling uitgerust.

Bekabeld

Zowel bij Yealink als bij Logitech is het Microsoft Teams Rooms bedieningspaneel verbonden met het bekabelde netwerk. Je kan een Teams call opstarten zonder dat je een extra laptop nodig hebt in de zaal.

Draadloos

Wens je draadloos te kunnen presenteren naar het scherm buiten Teams? Voeg dan een Barco Clickshare C-10 toe aan je Logitech opstelling.

Bij Yealink zit het draadloos presenteren standaard geïntegreerd in de Yealink Meetingbar.

3/ Kan ik switchen tussen MTR en BYOM?

Het antwoord is JA: 

Je kan perfect een ruimte inrichten als Microsoft Teams Rooms ruimte (aan te raden indien de meerderheid van de vergaderingen in Teams doorgaan) én toch omschakelen naar BYOM voor de uitzonderingen waar bvb. Google of Zoom nodig is of iemand extern een videocall dient op te zetten.

Logitech heeft de Logitech Swytch om d.m.v. een USB-C of USB-A connectie te switchen van MTR naar BYOM.

Bij Yealink komt er een USB-C kabel uit het Teams Rooms bedieningspaneel op de tafel om zo om te schakelen naar BYOM of zijn er ook BYOD extenders.

4/ Conclusie

Zowel Bring Your Own Meeting als Microsoft Teams Rooms bieden unieke voordelen en uitdagingen. BYOM biedt flexibiliteit en kostenbesparingen door gebruik te maken van persoonlijke apparaten en bestaande hardware, terwijl MTR een naadloze, geïntegreerde ervaring biedt met robuuste beveiligingsfuncties. De keuze tussen deze twee oplossingen hangt af van de specifieke behoeften en prioriteiten van uw organisatie.