Ruimtereservering via Outlook bij Gemeente Gouda

Gemeente Gouda zocht een oplossing om vergaderzalen te reserveren binnen Outlook in combinatie met het bestellen van catering & het registreren van bezoekers ter vervanging van Topdesk. Gemeente Gouda gebruikte Exchange 2016 (migratie gaande naar Exchange 2019) en gaf de voorkeur aan een on-premise installatie van de tool. IKANDA heeft Add-On – Resource Central voorgesteld.

Er werd een pilot van 6-12 maanden aangevraagd voor 3 vergaderruimtes en deze werd ondertussen definitief uitgebreid naar meerdere vergaderzalen, nadien werd naar de SaaS omgeving overgestapt.

Resource Central

Vergaderzalen Reserveren

Met de Resource Central software kan je éénvoudig vergaderzalen zoeken en boeken op basis van zelf gekozen filters zoals: land, gebouw, grootte of capaciteit van de vergaderzalen, beschikbaar IT- materiaal, aanwezigheid van een interactief scherm, mogelijkheid tot reserveren van catering, videoconferencing tools aanwezig, enz…Bij het inplannen van een vergadering kan je ook onmiddellijk de beschikbaarheid van de collega’s checken per dag en per uur. Bovendien kunnen vergaderzalen ook via een grondplan gezocht en geboekt worden.

Catering en andere diensten bestellen

Gemeente Gouda wou gelijktijdig met het boeken van een zaal, catering of andere diensten toevoegen vanuit éénzelfde tool. Dit is perfect mogelijk met de Resource Central add-on waarmee je een orderform kan toevoegen. Via dit zelf samen te stellen bestelformulier kan je onder andere: catering bestellen, het aantal personen doorgeven indien dit verschilt van het aantal personen in de Outlook uitnodiging, een nieuwe tafelopstelling doorgeven of extra zaken regelen zoals wifi-codes bestellen of parkeerplaatsen.

Dienstverleners ontvangen de bestelformulieren automatisch en kunnen direct aan de slag of kunnen per dag of per locatie rapporten aanmaken om de bestellingen te combineren.

MEER OVER RUIMTES & RESOURCES RESERVEREN